Die Herausforderung:

Die Bereichsleiter des 350 Mitarbeiter starken Unternehmens waren überrascht: Mehr als 80% von ihnen hatten noch vor Corona das Mobile Arbeiten von zu Hause kategorisch abgelehnt. Aber die Ausnahmesituation 2020 bewies – es funktionierte besser als gedacht! Der Unternehmensleitung war bewusst, dass ein Arbeiten nach der Pandemie nicht mehr so sein wird wie vorher. Eine Veränderung stand an. Die Mitarbeiter werden künftig aus einer anderen Motivation heraus ins Office fahren, eher für persönlichen Austausch und Workshops. Zudem hatten die langen Flure mit klassischen Dreierbüros und kleinen, wenig einladenden Kaffeeküchen, bereits mehrere junge Bewerber abgeschreckt.

Was brauchen wir, um effizientes, kollaboratives und attraktives Arbeiten innerhalb wie außerhalb der Büros zu ermöglichen? Hierfür gibt es kein Patentrezept – daher starteten wir mit einem Check, der die individuelle Unternehmenskultur sowie räumliche, organisatorische und technische Voraussetzungen und Gegebenheiten berücksichtigte. Rechtliche Voraussetzungen waren anschließend zu prüfen, entsprechende Rahmenvereinbarungen zu erstellen etc.

Gemeinsames Anpacken:

• Entwickeln eines individuellen Check-Up und Workshopkonzepts inklusive erster ‚Corona‘-Erfahrungen: Was war gut, was soll bleiben, was soll sich verändern?

• Direkte Gestaltung des Zielbildes mit speziell entwickelten Impulskarten, die von emotionalen Stimmungslagen über Raumideen bis zu technischen Herausforderungen alles abdeckten.

• Die Workshops vereinten jeweils die Führungskräfte aus den unterschiedlichen Bereichen sowie den Betriebsrat.

• Die Impulskarten gaben den Teilnehmern entscheidende Anregungen für ihr eigenes unternehmensspezifische Konzept.

• Konkrete praktische Lösungen zu Raumkonzepten durch einen unserer Kooperationspartner, Experte für Workspace-Management.

• Digitale Erhebung der spezifischen Anforderungen je Funktionsbereich.

Das Ergebnis:

Der konkrete Bedarf ist jetzt klar: Mitarbeiter werden nur noch 1-2 Tage im Büro verbringen, die fast ausschließlich dem Austausch mit Kollegen dienen. Benötigt werden Kreativ- und Meetingräume, ein Ressourcen-Management-System für die Raumbuchung/-verwaltung sowie Schulungen zu digitalem Führen.

Der umfangreiche Projektplan mit rund 120 Detailaktivitäten und Aufwänden bildet die Leitplanken für die kommenden Stufen. Zuerst wird eine Testfläche für das neue Konzept umgebaut, um das Arbeiten „agil“ erproben und stetig anpassen zu können. Dann folgen weitere Schritte. Es läuft und darf sich mit den aktuellen Begebenheiten weiter wandeln.